Sistema de Administración de Documentos
Ha escuchado de la “oficina sin papeles”, una idea que es posible gracias a la adopción masiva de computadoras en negocios de todos los tamaños en todas las industrias.
A pesar de que no muchas empresas pueden realmente decir que “no tienen papeles,” las computadoras han reducido significativamente las necesidades de papel día a día, bajando los gastos y disminuyendo el impacto sobre nuestros recursos naturales. Pero con el crecimiento del almacenamiento electrónico de documentos aparece un nuevo reto;
¿ qué sucede si necesita compartir archivos guardados en una computadora con todo un equipo de empleados, cada uno usando una computadora diferente? ¿O probablemente con diferentes departamentos o incluso oficinas remotas?
Usar el correo electrónico no siempre es práctico, especialmente cuando se manejan grandes archivos, o documentos confidenciales. Otros métodos como FTP pueden ser muy complicados y carecen de capacidades administrativas.
La solución- El Sistema de Administración de Documentos.
El Sistema de Manejo de Documentos actúa como una central en línea – un centro de colaboración- que almacena sus archivos, le permite hacer seguimiento de revisiones, autores y más. Puesto que es un sistema en línea, tus empleados o miembros de equipo pueden tener acceso a él desde cualquier lugar que tenga una conexión a Internet !excelente para los viajeros!
El acceso al sistema , carpetas y archivos específicos se puede controlar con nombres de usuario y contraseñas individuales.
Esto permite que tu Sistema de Administración de Documentos sea usado por diferentes equipos o departamentos, permitiendo a los usuarios únicamente acceso a los archivos que les han sido asignados.
Es una solución flexible que hace la colaboración más eficiente y simplifica incluso necesidades de archivo complejas.
Algunos de los beneficios principales del Sistema de Administración de Documentos:
- Comparte todo tipo de archivos desde un sistema central en Internet.
- Sistema de archivo completamente personalizable para adaptarse a sus necesidades.
- Realiza seguimiento de revisiones, autores, evaluaciones de documentos y comentarios.
- Basado en permiso: los usuarios sólo pueden tener acceso a los archivos que se les han asignado.
- Capacidad de reporte para monitoreo de seguridad y desempeño en el trabajo.
