Las mejores herramientas para hacer Home Office

Para Reuniones y Videollamadas

La nueva forma de trabajar, debido a la situación actual que vivimos, se ha basado en el uso de la tecnología. Han cambiado las formas y las reuniones han sido adaptadas a videollamadas o videoconferencias. 

Las herramientas más utilizadas por las empresas van desde herramientas ya conocidas por su trayectoria como Skype y Hangouts. Las grandes empresas como Microsoft y Google siguen manteniendo vigentes estas herramientas, no obstante, se enfrentan a nuevos competidores.



Sin duda alguna, uno de los grandes vencedores en esta cuarentena ha sido la plataforma Zoom. Esta aplicación destaca por la capacidad de conectividad de manera simultánea entre varios usuarios. Además, permite aplicar distintos fondos que resultan realmente atractivos.

Para colaborar 

El trabajo en la oficina nos facilitaba el trabajo colaborativo al estar dentro de las mismas instalaciones. El home office nos genera la dificultad de hacer tareas colaborativas si no conocemos las herramientas adecuadas.

El Internet ha permitido incrementar el nivel de colaboración al brindarnos herramientas en las que se pueden trabajar simultáneamente. Microsoft 365 cuenta con la aplicación OneNote, la cual permite capturar y organizar datos para todos los miembros. 

Tanto Google como Microsoft han desarrollado sus aplicaciones de manera que puedan modificarse archivos, en tiempo real, por todos los usuarios. Desde las hojas de cálculo (spredsheets), hasta una presentación; desde archivos de texto (docs), hasta compartir calendarios. 

Otras aplicaciones como Trello, Appear.in, Zenkid y Toogle son parte de los nuevos gestores que proporcionan interfases sencillas y de uso amigable. La mayoría son gratuitas para uso personal y de precios accesibles para el uso empresarial.



Para gestionar proyectos

Cuando una organización tiene la necesidad de dar continuidad a cada uno de sus proyectos, se enfrenta continuamente a distintas adversidades. Una de las más comunes, es que algunos empleados no realizan las actividades que les corresponden en tiempo y forma.

Las justificantes más comunes que encontramos respecto a fallas en los procesos tienen que ver con la falta de instrucciones. Algunas herramientas web pueden facilitarte la designación de trabajo y tareas que cada empleado debe seguir día a día.

La aplicación de Sesame es una gran opción, nos permite asignar tareas a los empleados y verificarlas en tiempo real. Nos ofrece informes de rentabilidad, así como la posibilidad de asignar tiempo de forma automática, para evitar posibles errores.

Otra herramienta que puede ser muy funcional a la hora de administrar nuestros procesos es monday.com.  Esta página nos permite mejorar la coordinación de nuestros equipos, con cronogramas y gráficos efectivos, para dar seguimiento a cada tarea.

Otras apps para facilitar el trabajo empresarial son, SpiraPlan, ActiveCollab, Miro, ProWorkflow, Wrike, Notion, Taskworld y Bitrix24. Te recomendamos investigar cada una de ellas, para encontrar aquella que mejor se adapte al giro de tu empresa.



Para organizar las tareas

La administración de tus tareas debe ser de manera sencilla y práctica. Es elemental que se enumeren las actividades que se tienen que hacer, por fecha de entrega y relevancia.   



Existe una gran cantidad de recursos online que te permitirán organizar de manera eficiente cada actividad de tu organización. Entre las más comunes y mejor evaluadas encontramos: Asana, Any.do, odoo.com, Due y los calendarios ofrecidos por Google y Microsoft.



Para motivar la creatividad  

Entendemos que es esencial para nuestro trabajo diario el uso de nuestro potencial creativo. La creatividad hace alusión a nuestra capacidad de generar nuevos conceptos o ideas para la solución original de diversas problemáticas.



Para poder desarrollar nuestra creatividad es necesario fomentar estilos cognitivos favorecedores de la interconexión de ideas, así como ambientes seguros y cómodos. Algunas estrategias para iniciar procesos creativos son la lluvia de ideas y la creación de mapas mentales.

Para realizar lluvia de ideas contamos con las herramientas de MindJet, Conceptboard y Popplet, entre otras. Mientras que para elaborar mapas mentales y algunos otros organizadores gráficos contamos con Coogle, Mindomo y Miro, entre otros.

Además, te sugerimos visitar páginas o tutoriales donde los creadores de contenido muestran sus habilidades y actividades creativas. Por ejemplo, Pinterest, Gentlemint, The Fancy y Weheartit, los cuales te permiten administrar tus tableros o mosaicos de interés. 



Para crear presentaciones

Finalmente queremos compartir aquellas páginas o aplicaciones que te ayudarán a causar una mejor impresión en tus presentaciones.



La herramienta de Prezi, es una web que te permitirá manipular diapositivas con movimientos atractivos y originales. Cuenta con una versión gratuita, aunque limitada que te permitirá gestionar diapositivas de manera creativa.



También te recomendamos el uso de Genially, no solo te permitirá realizar presentaciones interactivas, también posibilita el uso de infogramas, imágenes interactivas, guías e incluso branding personal.



La nueva normalidad nos exige, en gran medida, trabajar desde casa e incluso elevar nuestro nivel de productividad. Es importante mantenernos actualizados para aprovechar las bondades de la tecnología y facilitar nuestro desarrollo laboral. 



Todos tenemos la necesidad de adaptarnos y esperamos que estas herramientas y aplicaciones te sean útiles. Puedes investigar las que más se adapten a tus necesidades y las de tu empresa. Hay que aprovechar los beneficios y facilidades con los que contamos actualmente.