El acceso a tu evento es la primera experiencia que tus invitados tendrán, así como del punto de seguridad y organización que podrán garantizar tu éxito o provocar su fracaso. Aprende a utilizar estrategias como la venta de boletos, para que todos los que asistan a tu evento tengan una buena experiencia de principio a fin.

El acceso y registro es el primer paso para todo evento. No solo es el inicio de la experiencia de los participantes, es también una manera para proyectar el número de asistentes de tu próximo evento. Ya sea que se trate de un concierto, conferencias para profesionales o exposiciones de temas en concreto, los boletos para eventos son un factor importante a considerar. 

La logística de ingreso para un evento es un punto muy importante a tratar. En la mayoría de los casos, los asistentes suelen entrar por el mismo punto que el staff y los invitados especiales. 

Es por esto que una organización minuciosa es imprescindible para evitar momentos de confusión y caos. Un evento con mala organización del ingreso, resulta en largas filas, tiempos de espera interminables, personas que entran sin identificación, etc.

Para impedir todas estas situaciones, es necesario adelantarse al momento de entrada. La coordinación indicada es a través de la preventa de boletos, asignación de tiempo y módulos específicos y la identificación de todos los asistentes.

Planifica el horario de inicio de registro

Es importante crear un horario para el registro de tus invitados, este incluso puede realizarse con anterioridad al evento. Es en este paso que también hay que decidir sobre el proceso de pago.

Si el registro se llevará a cabo el mismo día del evento, hay que elegir un horario que sea lo suficientemente temprano para atender al mayor número de gente posible antes del evento.  Si los asistentes se registrarán con antelación y obtendrán boletos en preventa, es necesario seleccionar una fecha de inicio y una de límite.

Considera a las personas que asistirán en la entrada.

Es muy importante que la entrada de tu evento tenga una disposición clara. Si lo pensamos bien, es por este acceso que llegarán invitados especiales, personal del staff y el público en general.

Al manejar una gran cantidad de personas lo primordial es asegurarse de que haya módulos de registro y puestos para la recepción de boletos. Estos dos lugares gestionan a la mayor cantidad de invitados.

Se aconseja que los miembros de staff y los invitados especiales como ponentes y expositores, ingresen por un filtro diferente. Si no se cuenta con el espacio o recursos diferentes para varios puntos de entrada o el número de invitados especiales es pequeño, lo recomendable es asignarles una hora más temprano.

Módulo de registro

Los módulos de registro son tus mejores amigos cuando se trata de controlar el acceso a tu evento. Es en los módulos que los invitados proporcionan sus datos y, en ocasiones, pagan su boleto de entrada.

En este lugar es que podemos dar una identificación distintiva a ponentes y miembros de staff. De esta manera podrán salir y regresar a su conveniencia con la mayor facilidad.



Una vez otorgados sus datos o su comprobante de pre ingreso, se imprimirá el gafete, insignia, boleto de entrada o el brazalete.

Boleto de entrada

Los boletos de entrada son el recurso estándar para identificar a los asistentes y puede ser impreso con toda clase de medidas de seguridad y características especiales. Todo esto en prevención de posibles falsificaciones.

El boleto puede incluir un código de barras en diferentes áreas y posiciones. Además de esto, se puede incluir una banda magnética que, por su puesto, se adapte al equipo designado.

Brazalete

Una alternativa práctica en tamaño y cómoda para el usuario, es la impresión de brazaletes. Las ventajas de imprimir brazaletes con información reducida y un código de barras que el invitado solo tendrá que deslizar por un escáner cada vez que haga uso de él. 

Otra bondad de los brazaletes es que son intransferibles, cuando se remueve del primer usuario, es evidente si se trata de reutilizar.

Gafete de identificación

También conocido como “badge” o insignia, el gafete es entregado en la sala de registro. En este usualmente se imprime información personal, folios y hologramas reflejantes como medidas de seguridad. 

El gafete de identificación permite también el uso del código de barras para identificar el número de personas que te visitan. Además, permite obtener su información de contacto para poder brindarles información sobre tu empresa.

Kit de bienvenida 

Un kit de bienvenida se trata de dar un buen recibimiento a los asistentes. Además, es una oportunidad para que los invitados recuerden su visita a tu evento. Sorprender con un artículo que refleje a tu marca y al evento, brindará una buena memoria del mismo.

El kit de bienvenida puede contener toda clase de artículos, desde catálogos hasta accesorios para oficina.

Puedes optar por seleccionar objetos relacionados al tema específico de tu evento, si se trata de una convención de medicina, puedes regalar artículos para médicos.

Los regalos que más frecuentemente se incluyen en un kit de bienvenida son agendas, cilindros, navajas, lámparas, artículos de escritura, bolsas y libretas. Sin embargo, existe una amplia variedad de artículos de promoción que son personalizados.

No olvides la amabilidad

La amabilidad es la evidencia de un buen servicio, tratar de la mejor manera a quienes asistan a tu evento es imprescindible. Este rasgo debe ser notable en el trato directo, la organización e incluso después de tu evento.

Una manera de conseguir la retroalimentación de tus invitados y medir el éxito de tu evento, es enviar notas de agradecimiento. Estas pueden ser tarjetas físicas o simples correos electrónicos que proporcionen el link de tu formulario de encuesta.

El acceso a tu evento es un punto crucial para su éxito. Una buena organización y el uso eficaz de distintivos de registro, es lo que se necesita para evitar molestias a los asistentes y trabajo de más para los organizadores.

Para seguir informándote sobre el tema, te recomendamos aprender a crear boletos gratis para imprimir.