Uso de gafete: Cómo realizar el evento corporativo perfecto con Geformas

24 de marzo de 2023

El uso de gafetes en eventos corporativos es una práctica común para la identificación de los participantes y tener mejor organización.

Los eventos corporativos son la ocasión perfecta para que las empresas den a conocer su marca y formen vínculos profesionales. Dentro de dicho contexto, es indispensable que los invitados y staff de apoyo cuenten con gafetes para mejorar la organización .  
Aquí te brindaremos varios consejos para que logres planificar un evento corporativo con éxito. Además, te hablaremos sobre la importancia de una buena organización y cómo los gafetes pueden ayudarte a mantener el control en tu evento. 

Entendiendo el propósito y objetivos del evento corporativo 

El primer paso para planear un evento es identificar el propósito de su creación y definir objetivos claros. Sería un gran error planear su logística sin saber a dónde se quiere llegar. 
Ten en mente que los objetivos deben poseer una motivación realista, de lo contrario se generan expectativas inalcanzables; tienen que enfocarse tanto en las necesidades del público, como en las de la empresa y tener valores de éxito medibles. 

Planificando el uso de gafete para una experiencia más completa 


Los gafetes corporativos son tarjetas de identificación que se entregan a los participantes de un evento o integrantes de una compañía. Se trata de formatos con diseños flexibles y funciones agregadas que se adaptan con facilidad a las necesidades de las empresas.
Cuando hablamos de funciones agregadas, nos referimos a componentes  tecnológicos complementos de seguridad, códigos QR, chips inteligentes y controles de proximidad .
En el caso particular de los eventos corporativos, sirven para tener control y organización sobre el personal e invitados, su función principal es identificar los accesos. También funcionan como incentivos para los invitados y así ofrecerles un ambiente formal y profesional. 

Introducción a la tendencia de uso de gafete en los eventos corporativos 


Los gafetes son una parte importante de la imagen corporativa y ayudan a fomentar el sentido de pertenencia entre los empleados. No importa de qué sea tu evento o cual sea el rumbo de tu compañía, ten por seguro que te darán una buena impresión. 
Ahora en cuanto al diseño , no existe una regla definida; cada empresa es libre de ponerle su propio toque, algunas prefieren los estilos clásicos y otras se arriesgan más. Lo único que es un hecho es que el uso de funciones tecnológicas es una tendencia. 

Ventajas y desventajas del uso de gafete para el entorno corporativo 

Existen muchas ventajas en cuanto al uso de gafetes dentro de entornos corporativos. Podemos destacar los siguientes beneficios para actividades empresariales: 
Los gafetes son señales de orden y profesionalismo , ayudan a formar una imagen empresarial sólida y comprometida. Los asistentes tendrán una experiencia profesional, lo cual te ayudará a conseguir el posicionamiento de la marca en sus mentes.
Ya sean pases de visitante, identificaciones corporativas o tarjetas para el staff, es seguro que brindarán mayor control a tu evento. Tendrás conocimiento de cuantas personas asistieron al lugar convirtiéndolo en un espacio seguro. 

Seleccionando los mejores recursos para ahorrar dinero y tiempo 

Planificar el presupuesto es muy importante para ahorrar tiempo y dinero, el desglose de los costes ayudará a no gastar más de lo necesario. Te proporcionaremos algunos consejos útiles sobre la creación de presupuestos para la organización de eventos corporativos.
Haz una lista de todo lo que necesitarás para la realización del evento, desde los materiales y el lugar, hasta el pago de impuestos. Una vez que tengas el listado, investiga los gastos aproximados que representa cada uno y ve sumando las cuentas. 
Si ya has realizado eventos con anterioridad, revisa las cifras para que te des una idea aproximada de los gastos. También te sugerimos que dentro de las cuentas agregues una apartado de gastos sorpresa, esto te ayudará a estar preparado en caso de inconvenientes. 
Si el tipo de evento lo permite, busca patrocinadores. Ellos te ayudarán a conseguir recursos para mejorar el evento a cambio de promoción, ambos salen ganando. 

La importancia de elegir un lugar adecuado para su evento corporativo 

Las locaciones para eventos empresariales deben ser seleccionadas en función de las necesidades específicas de cada empresa, de lo contrario el evento puede resultar mal. Aspectos como el clima, la ubicación y el número de asistentes son importantes. 
Evalúa las condiciones climáticas, la capacidad del lugar y la disponibilidad de estacionamiento. Asegurarse de que haya suficiente espacio para prevenir accidentes y considera el clima del día del evento para evitar una ambientación que resulte incómoda. 

Cómo crear un programa atractivo para sus invitados 

Los programas atractivos son indispensables para mantener entretenidos a los participantes del evento. La clave para garantizar un programa atractivo es adaptar el contenido a los intereses de los involucrados y personalizar la experiencia. 
Genera espacios en el cronograma para que los asistentes puedan convivir y tener diferentes sesiones de networking. Invítalos a participar en actividades interactivas y utiliza diversas herramientas lúdicas como mapas interactivos o aplicaciones de móvil. 

Optimización del proceso de registro con Geformas

En Geformas nos complace ofrecerte una variedad de soluciones de credencialización , incluyendo gafetes de identificación. Ponemos a tu disposición las mejores, contamos con credenciales de alta tecnología que satisfarán las necesidades de tu evento. 
Te ayudaremos a optimizar el proceso de registro de tu evento mediante el uso de un sistema de identificación práctico y económico. Con los datos también podrás realizar reportes y tener mayor control del tráfico en las instalaciones fácilmente. 

Conclusión

La planificación y la organización en diferentes ámbitos son la clave del éxito para conseguir eventos corporativos exitosos. Agregar elementos tecnológicos como los gafetes inteligentes es un plus que , sin duda, te ayudará a tener mayor control. 
¡Visita nuestro catálogo digital y descubre las opciones que tenemos para tu evento!
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