Cómo evitar la falsificación de recibos en tu negocio a través de las formas continuas
Para evitar cualquier mala experiencia con la falsificación de tus recibos o incluso un intento de fraude, es importante mantener todos tus documentos en orden.
Los comprobantes de pago forman parte de los documentos más importantes para un negocio. Sin importar el tipo de recibo que debas entregar o los elementos que el comprobante de pago incluya, esta hoja de papel es importante administrativamente para ti y cualquier cliente que tengas.
Desde su importancia fiscal hasta el manejo de las finanzas y movimientos de una empresa, los recibos de pago son la manera de comprobar que existió una transacción entre dos partes.
La importancia de los recibos de pago
Un sistema confiable de recibos o facturas sirven como un comprobante de pago e incluso parte de una garantía para el comprador. Además promueve el control de ingresos para el mejor manejo de cuentas del negocio que lo expide.
El sistema más usado es el de recibos foliados, ya sea en papel o en su versión digital, en estos se indica el progreso de cualquier transacción, mes a mes, que resulta útil para mantener un registro sano de nuestras finanzas.
Un sistema eficiente no solo es bueno a la hora de expedir documentos, sino también de administrar y guardar copias impresas o digitales para futuros ajustes y consultas. Esto para evitar cualquier situación en la que algún cliente no recibió un comprobante correcto.
Otras situaciones incluyen la presentación de recibos que presentan un pago que no podemos comprobar y la falsificación de recibos. En estos casos sucede lo que más debemos evitar: que los recibos salgan de nuestro control administrativo.
Los recibos falsificados
Aunque quisiéramos pensar que todos los incidentes con un recibo sospechoso se deben a equivocaciones o faltas de atención, los recibos falsos son un problema más común de lo que parece.
Desde esquivar pagos, obtener reembolsos a iniciar procesos legales, los recibos falsificados pueden ser tan peligrosos como la ambición de su emisor lo permita. Es por eso que establecer un proceso enfocado en la recepción de pagos y la emisión de su respectivo comprobante es crucial para prevenir cualquier intento de fraude.
De esta manera lograrás prevenir y solucionar cualquier problema relacionado con recibos falsos de forma rápida, segura y eficiente. Esto incluye el procesamiento de la información sobre los pagos pero también el formato y diseño de los recibos de pago.
Cómo evitar la falsificación de recibos
Un recibo de pago no es muy diferente de un billete. Ambos documentos representan dinero, así como ambos deben poseer medidas de seguridad para prevenir su falsificación. Estas medidas van de la creación de su formato y el uso de información dentro del documento hasta la impresión con elementos de seguridad.
Evitar recibos genéricos
Debes alejarte de cualquier recibo genérico. Su diseño simple puede ser copiado y modificado con facilidad, sin mencionar que algunos son incluso accesibles en cualquier papelería.
Tener un responsable
Aunque el flujo de documentos sea frecuente, evita a toda costa tener múltiples personas a cargo de la expedición de comprobantes de pago. Esto no solo significa que le estás dando acceso a tu información y proceso a muchas personas, sino que también invita a la confusión y disparidad en el control y orden de los recibos.
Utilizar formas continuas
Las formas continuas ayudan a transmitir una imagen profesional a través de cualquier comprobante de pago. Además de ahorrar el uso de tintas, las formas continuas aumentan la eficiencia de tu proceso de emisión.
Esto se debe a que la generación de información en este formato es clara y relevante, además de que es posible obtener una copia original y hasta tres copias idénticas en una misma impresión.
Conocer tu diseño
Un diseño único no solo responde a la identidad de tu marca, sino que vuelve más difícil la tarea de replicar o modificar cualquiera de sus partes. Ya sea que tus recibos sean diseñados por ti o que un programa los genera en automático, estos deben ser distinguidos con facilidad.
Desde elementos únicos, el tamaño de tu logo, el orden de los datos, el uso de tipografía, alineaciones de texto e imágenes, todos los elementos cuentan.
Controlar la emisión
Tener conocimiento sobre quién emite los comprobantes de pago es útil para hacer cualquier aclaración. Esto no se reduce a buscar culpables e iniciar conflictos, sino a tener un fácil acceso a los datos de todas las operaciones.
Utilizar medidas de seguridad
Las medidas de seguridad forman parte del formato de tus recibos, solo que estas se agregan al momento de la impresión. Un elemento único como los folios facilitan la administración de información, pero existen otros elementos que pueden ser muy útiles.
Las medidas de seguridad que pueden incluirse en la
impresión de formas continuas son:
- Papeles de seguridad
- Tinta fugitiva
- Micro texto
- Líneas de seguridad
- Tinta termodinámica o invisible
- Textura irisada
- Poliéster auto destructible
- Hologramas
Controlar el envío
Otra manera de prevenir fraude y mal uso de los formatos es enviar todos los recibos por correo y guardarlos en una base de datos.
Como lo mencionamos anteriormente, la mejor manera de prevenir cualquier incidente con un recibo de pago falso es llevar una administración adecuada y actualizada. La organización es clave para mantener toda tu información segura y poder evitar o responder rápidamente a cualquier inconveniente que incluya a los recibos expedidos.
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