Si bien existían desde hace un tiempo, los eventos virtuales han tenido un mayor auge los últimos meses. No te quedes atrás y descubre cómo planificar un evento en esta modalidad. 

Algunas de las conferencias y eventos más importantes, se han vuelto parcial o completamente virtuales.

Pero más allá de las necesidades actuales, producir eventos virtuales de forma correcta puede reducir los costos y hacer que la asistencia sea accesible para una audiencia más amplia. 

En 2018 y 2019, la transmisión en vivo a través de YouTube de Coachella llegó a más de 41 millones de personas en más de 232 países, en lugar de solo a los cientos de miles que asistieron en persona.

Desde los tweets en vivo hasta la transmisión en vivo, las empresas y organizaciones están creando eventos online y obteniendo múltiples beneficios. Entonces, ¿tu empresa tiene un plan exitoso para crear eventos virtuales? Sí aún no lo tienen definido, te brindamos la siguiente guía.

Define el propósito de tu evento   

Ya sea un evento virtual grande o pequeño, debe tener una estrategia. Comienza definiendo el propósito con un objetivo y un concepto claro.

Para guiarte en este primer paso, responde las siguientes preguntas:

• ¿Qué tipo de experiencia esperas brindar?
• ¿El evento será en vivo, tendrá partes grabadas?
• ¿Será gratuito o pago?
• ¿Dónde quiero que se vea el contenido?
• ¿Cuándo es el mejor momento para el evento?
• ¿Necesitarán registrarse en el evento?
• ¿Cómo promoverás el evento?
• ¿Planeas trabajar con un anunciante u otro socio aliado?
• ¿La gente seguirá teniendo acceso al evento una vez que termine?
• ¿Qué KPI y datos planeas rastrear?

Una vez respondidas estas preguntas, podrás tener objetivos claros sobre los cuales hacer seguimiento, y al final del evento medir resultados.

Forma comités 

Estructura comités o equipos de trabajo, para desarrollar cada una de las áreas que involucren la gestión de un evento virtual. Los comités pueden estar conformados con los siguientes departamentos.     

Contenidos: los conocedores de tu marca pueden ser los encargados de desarrollar el contenido de tu evento virtual, por ejemplo, un webinar de una temática en la que tu organización sea experta.

Logística: un equipo encargado de coordinar los tiempos, recursos y todos los elementos necesarios para llevar a cabo el evento online.     

Marketing: serán las personas encargadas de promocionar el evento y hacerlo llegar a tu público objetivo.             

Define la plataforma

La pandemia por COVID-19 interrumpió toda la industria de eventos y provocó un cambio monumental en la producción de eventos y conferencias virtuales. 

Al comienzo de la pandemia, los planificadores buscaban una solución rápida y fácil que les ayudará a convertir sus eventos en vivo a modalidad virtual. 

El mundo se dio cuenta de que los eventos en todo el mundo fueron pospuestos, cancelados o trasladados a una plataforma virtual. 

El valor de producción y la experiencia de los asistentes a eventos virtuales eran lo último en lo que pensaban, los planificadores estaban simplemente satisfechos con la capacidad de conectarse con sus audiencias de manera online.

A medida que aumenta la fatiga del zoom y los eventos virtuales se vuelven comunes, el estándar ha cambiado.

Para continuar brindando experiencias únicas a los asistentes y creando valor, la industria de eventos debe ser ágil. Los planificadores saben que encontrar una plataforma de eventos virtuales que pueda ser una solución a largo plazo, no es solo una prioridad, sino una necesidad. 

Pero con cientos de plataformas disponibles, ¿cómo puedes determinar qué herramienta se adapta mejor a tus necesidades? Estos son los elementos clave a considerar al evaluar posibles plataformas de eventos virtuales: 

• Valida que la plataforma pueda cumplir los objetivos de tu evento.
• Identifica las características imprescindibles
• Analiza si la inversión será a largo plazo
• Confirma si poseen servicio al Cliente
• Valida con tu equipo que sea fácil de usar o pide una prueba gratis.         

Define cómo realizar el registro 

La mayoría de los eventos virtuales, sean gratuitos o de pago, buscan obtener los datos de los asistentes.

Para ello, debes definir una página de registro, que puede ser una landing page donde los usuarios indiquen los datos mínimos para confirmar su asistencia.

Las landing page permiten generar un registro de los usuarios que asistirán a tu evento virtual, y llevar un conteo segundo a segundo que servirá para un futuro análisis.

Este registro también te permitirá enviar un mail recordatorio del evento, lo que aumentará la asistencia. 

Marketing y promoción 

Una vez se hayan consolidado los avances con cada uno de los comités, nos podemos enfocar en el marketing y promoción del evento. Para ello, debemos generar una estrategia en los siguientes canales: 

Crea un sitio web 

Si ya tienes sitio web, puedes crear una página exclusiva dedicada a promocionar el evento virtual. Esta página también puede tener un módulo de registro y brindar toda la información que ayude a promocionar el evento.         

Define las redes sociales 

Las redes sociales que utilices, deben tener directa relación con tu público objetivo. Utiliza solo las redes donde exista una comunidad que pueda estar interesada en tu evento, y diseña campañas de anuncios en plataformas donde no cuentes con una gran cantidad de seguidores.

Para este fin, te recomendamos descubrir las redes sociales más utilizadas según cada generación. 

Diseño de convocatoria 

El diseño de la convocatoria es un elemento fundamental que además de incluirse en los canales previamente mencionados, podrá ser incluido en comunicados de prensa, campañas publicitarias y redifusión por influencers o socios aliados.

Es muy importante que este diseño digital incluya la fecha, horario y canal por donde se realizará el evento en vivo.                                               

Realización del evento           

¡Llegó el gran día! Es el momento de transmitir el evento virtual y todo debe salir perfecto. Reúne en horas previas a tus comités y verifiquen que no falte nada.

Minutos antes de iniciar tu evento virtual, realicen una prueba para verificar que todos los elementos técnicos funcionen a la perfección.

Es importante que el presentador del evento agradezca a todos los asistentes, y podría fomentar una conversación amena a través del chat, e incluso promover una ronda de preguntas.                     

Envía constancia y encuesta de satisfacción.

Finalmente, mantén la comunicación con tus asistentes, envía contenidos complementarios a su correo electrónico, y una encuesta de satisfacción para conocer su impresión y encontrar las oportunidades de mejora.

Los eventos virtuales pueden sonar futuristas para tu marca, pero han estado sucediendo desde 1993, y de alguna manera, poco ha cambiado en 2020. 

En TikTok, los adolescentes se han vuelto virales con las transmisiones en vivo, y es que las actualizaciones tecnológicas y de las redes sociales, han abierto las puertas a nuevas formas de conectarse en línea, desde webinars con empresas que buscan posicionarse frente a la competencia, hasta preguntas y respuestas en vivo con astronautas en el espacio. ¡No existe el límite a la hora de innovar!

Continúa leyendo y conoce las ventajas competitivas de realizar eventos virtuales.