Cinco consejos para tener una administración proactiva

A toda acción, corresponde una administración: una proactiva. En este juego llamado “tener una empresa exitosa”, la dificultad siempre será en modo legendario.

Pues siendo realistas, quien emprende su negocio en México, debe sobrevivir a sus clientes, mientras cumple trámites burocráticos y recibe las lecciones que la vida regala con su prueba y error: problemas legales, contables, de personal, etc.

Lo peor es que el reloj sigue avanzando y la inversión más valiosa que hacemos en nuestros proyectos es de tiempo. Por ello, nos URGE, con mayúsculas, una administración que permita tener una empresa exitosa, sin empeñar la vida.

Uno de los principales errores en la planeación de proyectos para empresas, es la falta de anticipación. Por lo regular, cuando hacemos nuestra estrategia, omitimos hacer un espacio a la identificación de dificultades futuras.

Otro punto clave que se olvida frecuentemente al momento de planear, es jerarquizar prioridades, cuya metodología consiste en medir el impacto de los problemas empleando dos vectores: extensión y gravedad.

Al jerarquizar las prioridades de la empresa, podremos superar la procrastinación, pues vamos a saber con qué asunto debemos empezar para ir afinando detalles o liquidar las dificultades que nos impiden potencializar la organización.

Recordemos también, que un plan sin fecha de cumplimiento, caduca por intangible, y para ser exhaustivos, debemos administrar el tiempo del proyecto, es decir, establecer fechas de avance, revisión y entrega final.

Al ser exhaustivos con nuestros planes, somos más efectivos. Pues aquí es donde podemos anticipar y organizarnos para delegar responsabilidades en el equipo y lo que es mejor: tendremos la posibilidad de ser proactivos, en lugar de reactivos.

Una administración proactiva, implica anticipar procesos de contratación para tener al personal adecuado, lo que con el tiempo es una de las mejores inversiones y, sobre todo, seguridad para nuestras finanzas.

Lo anterior, ya que si visitas la Junta de Conciliación y Arbitraje, podrás conocer las cantidades de dinero que se invierten para resolver un problema legal en materia laboral, cuando abrimos la puerta al empleado inadecuado.

Podemos comenzar desarrollando el perfil de los puestos, es decir, las habilidades, competencias y preparación que buscamos en la persona, para cumplir con determinadas responsabilidades.

La realidad es que debemos elegir a nuestro personal anticipando su capacidad para fortalecer el equipo de trabajo, y no para desgastarnos laboral y emocionalmente.

No podemos imaginar una administración exitosa, con una comunicación decadente, de hecho, la falta de una comunicación adecuada en los equipos de trabajo, es una enfermedad altamente mortal para los proyectos.

Hoy en día existen tantas aplicaciones para estar conectados, que resulta imposible no estar enterados de lo que sucede; que mejor si podemos establecer ciertas vías para temas específicos.

Y es que las empresas tienen errores graves de comunicación que van desde no respetar la participación ordenada en grupos de chat, hasta utilizar un medio para bombardear de información, responsabilidades y documentos.

Administrar la comunicación en vías específicas por tema, será saludable y una garantía de que ningún pendiente, idea brillante o situación urgente, pase desapercibida.

Para tener una empresa exitosa no basta con la típica inversión inicial, al contrario, se requiere de inversión constante para mejorar y pasar al siguiente nivel.

Existen tres puntos en los cuales podemos invertir constantemente: capacitación , publicidad e infraestructura.

El personal capacitado siempre tendrá las competencias para enfrentar dificultades e incluso para aplicar la administración proactiva en su trabajo personal.

Actualmente, existen cientos de empresas parecidas a la tuya, algunas son mejores y otras no, eso puede variar, pero lo que no debe variar, es a cuál empresa se acercan los clientes primero.

Es cierto que la mejor forma de ganar mercado es con la recomendación de nuestros propios clientes, sin embargo, el 70% de las personas llegamos a una empresa gracias a que encontramos su sitio web o algún anuncio. Seguramente te interesará conocer las 5 características de los sitios web inteligentes.

Ahora bien, ¿cuentas con los medios, herramientas o instalaciones para desarrollar tu actividad? ¿Cada cuánto inviertes en ellas? ¿Reciben un buen mantenimiento?

La falta de infraestructura, es la principal limitante para el éxito de muchos negocios. Debemos buscar inversiones que nos permitan tener el “punto” perfecto de venta, las mejores herramientas, espacios cómodos y seguros para el personal.

No olvidemos que, en México, la mayoría de los empleados pasan más tiempo en sus trabajos que en sus casas, y que mejor si tenemos las instalaciones que nos permitan desarrollarnos al máximo.

Si bien es cierto que vivimos en la época de “cero límites en la vida”, las frías matemáticas nos pueden ayudar a calcular nuestra probabilidad de éxito, conforme a los medios de los cuales disponemos. Los recursos nos muestran hasta dónde es prudente avanzar en la batalla.

Con esto no se manifiesta que debemos limitarnos, al contrario, para romper los límites y avanzar, es necesario contar con los recursos necesarios: finanzas saludables, infraestructura funcional, publicidad efectiva, entre otros.

Desde el hombre de las cavernas administramos nuestros recursos, es una actividad tan primitiva que parece no requerir atención, sin embargo, la mayoría de los negocios que quiebran, es porque no calculan sus movimientos financieros.

Es importante conocer cuánto gastamos en nuestra operación, las situaciones que nos pueden ocasionar gastos extras; conocer lo que invertimos en tiempo en ciertas actividades; y cómo podemos explotar al máximo nuestros bienes.

La administración proactiva, es una oportunidad en medio de tantas dificultades, no sabemos cuándo puede llegar otra pandemia, pero que la historia nos sirva para no repetir los mismos errores.

Este juego llamado “tener una empresa exitosa” puede estar en modo de dificultad legendario, y eso, es lo que nos puede hacer expertos en el campo de batalla.

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