Cómo automatizar las ventas en tu negocio

Hacer un seguimiento de las relaciones con los clientes de manera automatizada, reduce los tiempos y costos de tu empresa.

El proceso o embudo de ventas, implica el seguimiento de las relaciones con los clientes desde el principio, cuando son clientes potenciales, hasta el final cuando se convierten en clientes fieles a tu marca.

Los distintos pasos pueden llevar mucho tiempo e implican una gran cantidad de análisis de datos. Por eso la automatización de ventas es indispensable para tu negocio. 

Gracias a herramientas tecnológicas modernas como los software CRM (Customer Relationship Management), muchas partes de este proceso se pueden automatizar, lo que te permite ahorrar tiempo y recursos valiosos. 

A continuación, ofreceremos pasos y consejos sobre cómo puedes automatizar varios aspectos del proceso de ventas y los beneficios adicionales de hacerlo.

Por qué automatizar las ventas 

El proceso de ventas a menudo puede parecer interminable con todos los pasos y seguimientos necesarios. Ante ello, automatizar el proceso debe ser una parte clave de tu negocio para obtener efectos claramente positivos a través de resultados concretos.

Automatizar las ventas te ahorrará tiempo, dando a los representantes de ventas la oportunidad de hacer más tareas de análisis.

Los representantes de ventas deben dedicar su tiempo a construir relaciones, nutrir clientes potenciales y cerrar acuerdos, no ingresar datos manualmente ni realizar tareas administrativas engorrosas. 

Según State of the Inbound Sales Research, casi el 20% de los representantes de ventas dicen que dedican más de dos horas al día a la entrada manual de datos, que es el tiempo que se podría dedicar a cerrar acuerdos.

La automatización de ventas también puede evitar errores que los representantes de ventas cometen al ingresar clientes potenciales en un CRM, errores gramaticales en correos electrónicos y más. En un mundo en el que tenemos que trabajar de forma más inteligente, cada minuto cuenta. 

Si los gerentes y representantes de ventas pasan horas al día en tareas administrativas como desarrollar actualizaciones de estado y crear informes manualmente, no están trabajando de manera eficiente. 

La automatización de ventas ayuda a los gerentes a liderar mejor a sus equipos y ayuda a los representantes de ventas a administrar mejor su tiempo.

Pasos para automatizar las ventas de tu negocio 

Atracción y captación de potenciales clientes 

Antes de seguir adelante y cerrar un cliente para tu negocio, háganse las siguientes preguntas:

• ¿Están sus representantes de ventas dedicando gran parte de su tiempo al proceso de calificación de prospectos?
• ¿Son bajas las tasas de conversión?
• ¿Sus ciclos de ventas son más largos debido a fugas en el proceso de contacto?

Si la respuesta es afirmativa a alguna de las preguntas, tu empresa puede beneficiarse de la automatización del proceso de ventas durante la atracción y captación de clientes potenciales.

Crear plantillas de correo electrónico

Los representantes de ventas envían muchos correos electrónicos durante el día. El uso de plantillas de correo electrónico puede eliminar el pensamiento y el error humano de la elaboración de la introducción y el seguimiento de los e-mails desde cero. 

Ahorra tiempo y llama la atención de tus clientes potenciales con una plantilla semi personalizada que se puede reutilizar fácilmente.

Un software de CRM también ofrece la funcionalidad de programar citas fácilmente proporcionando a los clientes potenciales una lista de fechas y horas disponibles.

Automatizar el proceso de seguimiento de prospectos 

Tu empresa puede recibir un gran volumen de clientes potenciales desde varios canales. Algunos de estos clientes potenciales o leads pueden estar buscando opciones mientras que otros pueden ya estar interesados ​​en comenzar una relación con tu empresa. 

No tiene sentido pasar mucho tiempo con el primer grupo de clientes potenciales, pero es posible que tus representantes de ventas no lo sepan. 

Por supuesto, existen herramientas de puntuación de clientes potenciales o lead scoring basados en inteligencia artificial para ayudar a tus representantes de ventas a priorizar los clientes cercanos a la etapa de compra.

Automatizar la elaboración de informes 

Los informes son tediosos y aburridos, pero extremadamente importantes. Como gerente de ventas, eres el responsable de los objetivos de ingresos. Debes ser consciente de cómo se está moviendo el canal de ventas y medir el resultado de todo el proceso. 

La forma más sencilla de hacerlo es mantener registros de las actividades de ventas. Pero recopilar datos manualmente implicaría actualizar una hoja de cálculo después de que se realiza cada tarea con una descripción, como el número de llamadas completadas, el resultado de la llamada y las notas de la llamada. 

Para cada KPI, debes mantener varios registros. Eso es una gran cantidad de entrada de datos manual, tabulación y generación de gráficos. Y si pierdes la oportunidad de agregar una actividad a la lista, terminarás con datos erróneos. Ahí es donde la automatización de informes puede ayudarlos.

Antes de automatizar la generación de informes, haz una lista de todos los informes que necesitas y los KPI de los que necesitas realizar un seguimiento:

• 
  Informe anual de ventas
• Informe de ventas trimestral
• Informes de llamadas de ventas
• Informes de correos electrónicos de ventas

La automatización del proceso de ventas es más fácil cuando tienes una plataforma o CRM funcional. 

Con una interfaz de usuario intuitiva y fácil de usar, los sistemas automatizados de ventas pueden ayudar a tu equipo a mejorar la productividad con funciones como campañas de ventas, flujos de trabajo inteligentes, seguimiento de eventos y más. 

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